home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Sigcat Software Showcase 1992 / SIGCat Software Showcase 1992 - CD-ROM Strategies.ISO / research / docs / c24.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-03-02  |  13.1 KB  |  371 lines
  1.  
  2. GENERAL SERVICES ADMINISTRATION
  3.      Washington, DC  20405
  4.  
  5.  
  6.                      FIRMR BULLETIN C-24
  7.  
  8. TO:  Heads of Federal agencies
  9.  
  10. SUBJECT:  Air Force standard multiuser small computer 
  11.           requirements contract
  12.  
  13. 1.  Purpose.  This bulletin provides ordering procedures and
  14. limitations for civilian agency use of the Air Force Standard
  15. Multiuser Small Computer Requirements Contract, awarded to AT&T
  16. Technologies, Incorporated, under contract number F19630-88-D-0005.
  17.  
  18. 2.  Expiration date.  This bulletin contains information of a
  19. continuing nature. It expires October 31, 1996 (projected date of
  20. contract completion, if all options are exercised), unless canceled
  21. before that date.
  22.  
  23. 3.  Contents.
  24.  
  25.     Topic                                              Paragraph
  26.  
  27. Related material..........................................4
  28. Information and assistance................................5
  29. Definition................................................6
  30. General...................................................7
  31. Ordering limitations......................................8
  32. Available supplies and services...........................9
  33. Instructions for use......................................10
  34. Agency forecasts for contract use.........................11
  35. Obtaining a copy of the contract..........................12
  36. Monitoring contract usage.................................13
  37. Agency responsibilities...................................14
  38. Cancellation..............................................15
  39.  
  40. 4.  Related material.  Air Force Contract Number F19630-88-D-0005.
  41.  
  42. 5.  Information and assistance.  Civilian agencies should direct
  43. questions about this contract to the GSA Administrative Contracting
  44. Officer's Representative (GSA-ACOR):
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50. TC 90-1
  51.  
  52.      FEDERAL INFORMATION RESOURCES MANAGEMENT REGULATION
  53.                          APPENDIX B
  54. FIRMR Bulletin C-24
  55.  
  56.  
  57.     General Services Administration
  58.     Systems and Services Division (KEC)
  59.     Attn:  Mr. Barry Petroff (GSA-ACOR)
  60.     18th and F Streets, NW
  61.     Washington, DC  20405
  62.  
  63.     Telephone:  (202) 501-1493 or FTS 241-1493
  64.  
  65. 6.  Definition.  "Agency" means, for purposes of this bulletin, any
  66. executive department, Government corporation, Government-controlled
  67. corporation, or other establishment in the executive branch of the
  68. Government (including the Executive Office of the President), and
  69. any independent regulatory agency.
  70.  
  71. 7.  General.  On October 28, 1988, the Air Force awarded a contract
  72. for multiuser small computer systems.  This contract is a mandatory
  73. source for the Air Force, the Defense Logistics Agency, and the
  74. Defense Communications Agency.  It is a nonmandatory source for the
  75. Army, Navy, Coast Guard, and Federal civilian agencies worldwide,
  76. provided that their requirements can be satisfied by the systems
  77. available under the contract.  Mandatory users will have first
  78. priority use of this contract.
  79.  
  80. 8.  Ordering limitations.  This indefinite
  81. delivery/requirements-type contract was awarded using full and open
  82. competition procedures.  Therefore, civilian agency orders, or an
  83. intent to place an order, do not need to be synopsized in the
  84. Commerce Business Daily (see FAR Section 5.202(a)(11)).  Since a
  85. price reasonableness determination was made prior to award, no
  86. further price analysis is required.  When a civilian agency
  87. determines that its requirements can be satisfied by the Air Force
  88. contract, it can obtain resources under the contract by using the
  89. ordering procedures outlined in this bulletin, subject to the
  90. following limitations: 
  91.  
  92.     a.  Total civilian agency usage will not exceed ten percent
  93. (10%) of the total estimated dollar amount shown on the face of the
  94. contract.
  95.  
  96.     b.  Total civilian orders will be limited to a maximum of 50
  97. systems per month, unless specific approval is given by the Air
  98. Force to exceed this figure.
  99.  
  100.     c.  Each individual order by a civilian agency will be limited
  101. to a maximum of $1 million per order.
  102.  
  103.  
  104.  
  105.                               2
  106.                                               FIRMR Bulletin C-24
  107.  
  108.  
  109.     d.  Agencies will not fragment their total requirements to
  110. avoid limitations set forth in the contract.
  111.  
  112. 9.  Available supplies and services.  The contract provides for the
  113. following:
  114.  
  115.     a.  Equipment.  Multiuser small computer systems (TEMPEST and
  116. non-TEMPEST), including peripherals, that will concurrently support
  117. from 2 to 64 users.
  118.  
  119.     b.  Maintenance services.  A full range of maintenance
  120. services, including on-site and on-call maintenance with monthly
  121. and hourly rates which include surcharges.
  122.  
  123.     c.  Training.  Necessary training, including on-site and
  124. computer-aided instruction materials.
  125.  
  126.     d.  Systems analyst/engineering support.  The following support
  127. services at prices stated in the contract:
  128.  
  129.         (1)  Prior to ordering equipment the contractor will
  130. perform a site visit to provide technical advice pertaining to: 
  131. existing communications; power and environmental aspects of the
  132. facility; configuration design; preparation of a facility systems
  133. plan; preparation of a listing of equipment or configurations for
  134. inclusion in a future delivery order; and preparation of a detailed
  135. plan of additional work to be performed by the agency to conform to
  136. the facility systems plan.  In accordance with the contract, the
  137. contractor shall inspect the site no later than 30 calendar days
  138. from receipt of written notice from the agency that the site
  139. preparation work is completed.
  140.  
  141.         (2)  After equipment delivery, the contractor will perform
  142. a post-installation site visit to verify that installation of the
  143. new system was completed in accordance with the facility systems
  144. plan and it is operating in accordance with the specifications. 
  145. The contractor will provide a facility systems plan installation
  146. report to the agency.
  147.  
  148.         (3)  The contractor will provide continued technical
  149. support pertaining to the performance and functionality of the
  150. contractor-installed system, as requested by the agency.
  151.  
  152.     e.  Software.  Use of software ordered through this contract is
  153. limited to use on equipment purchased under the contract.
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.                               3
  159. FIRMR Bulletin C-24
  160.  
  161.  
  162.     f.  Telephone support assistance.  The contractor will provide
  163. telephone support to render advice, assistance, and guidance in the
  164. use of contractor-provided equipment and software, configuration
  165. support, and information pertaining to delivery order status. 
  166. Assistance will be available Monday through Friday from 7:00 a.m.
  167. to 11:00 p.m. (Eastern Standard Time) on the customer assistance
  168. number, 1-800-DIAL-251.  Agencies are encouraged to contact their
  169. systems administrators with technical questions before calling the
  170. contractor.
  171.  
  172. 10.  Instructions for use.
  173.  
  174.      a.  Each agency should designate a contracting official as a
  175. central point-of-contact (POC) for issuing, coordinating and
  176. managing orders.  The agency should notify the GSA-ACOR of the
  177. POC's current address and telephone number.
  178.  
  179.      b.  The agency contracting officer is responsible for ensuring
  180. that orders placed under the contract are within the scope of the
  181. Air Force contract, and are in compliance with the contract.
  182.  
  183.      c.  Civilian agencies must use the following procedures for
  184. ordering resources:
  185.  
  186.          (1)  Configurations.  Individual contract line items may
  187. be ordered for system expansion and upgrades.  However, the minimum
  188. order for an initial system configuration should consist of the
  189. following six items:
  190.  
  191.               - CPU,
  192.               - Main memory,
  193.               - System console,
  194.               - Data communication ports,
  195.               - Immediate access storage, and 
  196.               - Software.
  197.  
  198.          (2)  Tracking order numbers.  Prior to submission of an
  199. order, the agency must contact the GSA-ACOR to obtain a tracking
  200. order number for all orders placed under the contract.  At the time
  201. of issuance of this number, the agency will provide the GSA-ACOR
  202. with information on the items to be ordered.
  203.  
  204.          (3)  Order content. Delivery orders placed under this
  205. contract should contain the following information:
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.                               4
  211.                                               FIRMR Bulletin C-24
  212.  
  213.  
  214.               (i)  Date of order;
  215.  
  216.               (ii)  Contract number, order number, and a tracking
  217. order number (assigned by the GSA-ACOR);
  218.  
  219.               (iii)  CLIN/Subcontract Line Item Number,
  220. description, quantity ordered, and contract price;
  221.  
  222.               (iv)  The using activity's (agency) desired delivery
  223. or performance date;
  224.  
  225.               (v)  The contract required delivery or performance
  226. date (agencies should review the contract for delivery terms);
  227.  
  228.               (vi)  The contract required place of delivery (FOB
  229. Destination is stated in the contract) or performance;
  230.  
  231.               (vii)  Packaging, packing, and shipping instructions,
  232. if any;
  233.  
  234.               (viii)  Accounting and appropriation data;
  235.  
  236.               (ix)  Security clearance requirements, if any, for
  237. on-call and/or on-site maintenance personnel;
  238.  
  239.               (x) Statement as to whether partial shipments will be
  240. acceptable;
  241.  
  242.               (xi)  Designation of maintenance plan;
  243.  
  244.               (xii)  A POC, including phone number, at each
  245. delivery site to coordinate site preparation, delivery,
  246. installation, and acceptance testing;
  247.  
  248.               (xiii)  Invoicing instructions; and
  249.  
  250.               (xiv)  Other pertinent information.
  251.  
  252.          (4)  Submission of orders.  Delivery orders will be placed
  253. against the contract directly with the contractor.  Five copies of
  254. each delivery order will be mailed to the following address:
  255.  
  256.               AT&T Technologies, Inc.
  257.               Attn:  J.L. Collins
  258.               SMSCRC Customer Services
  259.               Guilford Center, Dept. 71GC103210
  260.               P.O. Box 26020
  261.               Greensboro, NC  27420-6020
  262.  
  263.                               5
  264. FIRMR Bulletin C-24
  265.  
  266.  
  267. 11.   Agency forecasts for contract use.
  268.  
  269.      a.  Reporting requirement.  Civilian agencies are required to
  270. submit an "Agency Forecast" to the GSA-ACOR.  This forecast will
  271. include the agency's requirements for non-TEMPEST systems (the
  272. forecast is not required for TEMPEST systems) for the upcoming
  273. 6-month timeframe, and must be received by the GSA-ACOR at least 60
  274. days before the first day of the 6-month time period.
  275.  
  276.      b.  Format.  In the "Agency Forecast" format as shown below,
  277. the "month" denotes the time an agency needs an order placed.  For
  278. example, if an agency needs an order placed by December 1, 1990,
  279. this forecast would have to be received by the GSA-ACOR no later
  280. than October 1, 1990.  Each forecast should be structured in the
  281. following format:
  282.  
  283. Month  2-user  4-user  8-user  16-user  32-user  64-user   Total
  284.  
  285. Nov.
  286. Dec.
  287. Jan.
  288. Feb.
  289. Mar.
  290. Apr.
  291.  
  292. 12.  Obtaining a copy of the contract.  Agencies can obtain a copy
  293. of the contract, which may subsequently be duplicated for the
  294. agency's internal use, from the contractor at the following
  295. address:
  296.      AT&T Technologies, Inc.
  297.      Guildford Center
  298.      P. O. Box 20046
  299.      Greensboro, NC  27420-0046.
  300.  
  301. 13.  Monitoring contract usage.  In order to determine if agencies
  302. are using the contract within the stated guidance and limitations
  303. set forth in this bulletin, the GSA-ACOR will:
  304.      a.  Monitor ordering activity of civilian agencies through
  305. information obtained by the GSA-ACOR when an agency requests a
  306. tracking order number and through reports from the contractor on
  307. monthly activity by these agencies.
  308.      b.  Compare the agencies' forecasts of projected contract
  309. usage against actual orders placed against the contract.
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.                               6
  316.                                               FIRMR Bulletin C-24
  317.  
  318.  
  319. 14.  Agency responsibilities.  Agencies are responsible for:
  320.  
  321.      a.  Obtaining a copy of the contract;
  322.  
  323.      b.  Reviewing terms and conditions, especially for
  324. performance, inspection, deliveries, pricing provisions, or other
  325. special contract requirements;
  326.  
  327.      c.  Reviewing details of available resources;
  328.  
  329.      d.  Preparing complete and correct delivery orders;
  330.  
  331.      e.  Monitoring contractor performance on agency orders and
  332. reporting to GSA when problems cannot be resolved; and
  333.  
  334.      f.  Complying with maximum ordering limitations.
  335.  
  336. 15.  Cancellation.  FIRMR Bulletin 68 is canceled.
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.  
  343. Thomas J. Buckholtz
  344. Commissioner
  345. Information Resources
  346. Management Service
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.                               7 
  369.  
  370. 
  371.